Superintendencia de Sociedades Concepto  220-082916 DEL 29 DE MAYO DE 2018

ASUNTO: ACTAS ASAMBLEA.-VALOR PROBATORIO.

Me refiero al oficio radicado con el número 2018-01-184211 con el cual la Jefe de la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Industria y Comercio, remitió la consulta que en su oportunidad dirigió a esa dependencia, en la que plantea una serie de interrogantes, sobre una SAS, en la que han surgido diferencias entre los integrantes de la comisión designada para la aprobación del acta correspondiente a una reunión de asamblea, lo que ha dado lugar a que el socio inconforme inicie acción revocatoria ante la Cámara de Comercio, argumentando que él no había aprobado el acta.

Frente a esa situación pregunta:
1. ¿Es correcta la aprobación del acta y el procedimiento surtido?

2 ¿Legalmente es posible que pese más una comisión aprobatoria que la decisión de la asamblea de accionistas?

3. ¿Es posible que exista alguna irregularidad en la anterior casuística?

¿Es posible se me suministre jurisprudencia al respecto?

En primer lugar se debe precisar que en virtud de lo dispuesto en los artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015, el derecho de petición en la modalidad de consulta tiene por objeto conocer un concepto u opinión de la Superintendencia sobre las materias a su cargo, mas no se pronuncia en esta instancia sobre situaciones de orden particular, ni sobre la legalidad de actos, contratos o decisiones adoptadas al interior de sociedades cuyos antecedentes se desconocen, lo que igualmente se predica tratándose conflictos o irregularidades que comprometan a los administradores, los socios o cualquiera otro órgano.

Para ese propósito y siempre que se trate de sociedades no sometidas a la vigilancia de otros organismos que cumplan los presupuesto para ese fin establecidos, uno o más de los asociados representantes de no menos del diez por ciento del capital social o alguno de sus administradores, podrán por sí o por medio de apoderado, solicitar la adopción de cualquiera de las medidas administrativas contempladas en el artículo 87 de la Ley 222 de 1995, modificado por el artículo 152 del Decreto Ley No. 19 de 2012, entre ellas la práctica de investigaciones administrativas, a las que habrá lugar cuando quiera que pretenda verificarse la ocurrencia de hechos lesivos de los estatutos o de la ley, en cuyo

caso esta Entidad decretará las medidas pertinentes, según las facultades asignadas en la misma ley.

Ahora, si el propósito es verificar legalidad de las decisiones emanadas de los órganos sociales, se tendrá en cuenta que al tenor del artículo 191 del Código de Comercio, los administradores, los revisores fiscales y los socios ausentes o disidentes podrán impugnar sus decisiones cuando exista mérito para considerar que no se ajusten a las prescripciones legales o a los estatutos , en cuyo caso la acción correspondiente se habrá de intentar ante los jueces, en los términos del artículo 421 del C.P.C.

Lo anterior sin perjuicio de las facultades jurisdiccionales de naturaleza societaria atribuidas a esta Superintendencia en los términos del artículo 24, numeral 5o, literales a), b), c), d) y e) del Código General del Proceso, en virtud de las cuales la Delegatura de Procedimientos Mercantiles de esta Superintendencia, está facultada para conocer entre otros, de la acción encaminada a resolución de Conflictos Societarios o la Impugnación de decisiones de los órganos sociales, respectivamente.

Bajo las premisas enunciadas, a título meramente ilustrativo procede efectuar las siguientes consideraciones jurídicas de carácter general.

Se debe tener en cuenta que las reglas generales sobre aprobación de actas correspondientes a las reuniones de la asamblea general de accionistas o junta de socios, se hallan consagradas en el artículo 189 en concordancia con el artículo 431 del Código de Comercio, reglas que para el caso de las sociedades por acciones simplificadas resultan aplicables en virtud de la remisión que establece el artículo 45 de la Ley 1258 de 2008, a cuyo tenor, en lo no previsto en dicha ley, la SAS se regirá por las disposiciones contenidas en los estatutos sociales, por las normas legales que rigen a la sociedad anónima y, en su defecto, en cuanto no resulten contradictorias, por las disposiciones generales que rigen a las sociedades previstas en el Código de Comercio.

Así entonces, la primera de las disposiciones citadas determina:

“ARTÍCULO 189. CONSTANCIA EN ACTAS DE DECISIONES DE LA JUNTA O ASAMBLEA DE SOCIOS. Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.

La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas.”

En el entendido que es enteramente discrecional del máximo órgano social decidir si el mismo aprueba el acta de las reuniones que celebre, o si en su lugar delega esa función en una comisión designada para ese fin, se tiene que para efectos de hacer la valoración del acta como prueba documental, hay que tener presente que nuestro ordenamiento consagra diversas reglas respecto del valor probatorio de documentos tales como las actas de asamblea de una compañía; para ese fin se tiene que el artículo 68 del Código citado establece que “los libros y papeles de comercio constituirán plena prueba en las cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre sí, judicial o extrajudicialmente.” Así mismo, en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil se señala que “se presumen auténticos los libros de comercio debidamente registrados y llevados en legal forma”.

En este sentido, el valor probatorio que la ley le ha otorgado a las actas del máximo órgano social, lleva a concluir que la información contenida en un acta de ese órgano social, debe tenerse por cierta, a menos que se demuestre lo contrario, pese a lo cual es preciso insistir que por vía de consulta no le es dable a esta oficina hacer un juicio de valor sobre la legalidad de un acta que se dice aprobada por el órgano social competente.

En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida no sin antes reiterar que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, e igualmente anotar que en la P. WEB de la Entidad, puede consultar la normatividad, Circular Básica Jurídica, la doctrina y la jurisprudencia, entre otros.

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