Superintendencia de Sociedades Concepto 220-079824 DEL 21 DE MAYO DE 2018
Ref: Radicación 2018-01-141661 10/04/2018 –FIRMA DE BALANCES E INFORME DE GESTION.
Aviso recibo de su escrito en el cual formula una sobre el tema de la referencia, la que se concreta en el siguiente contexto:
“El informe de gestión presentado a la asamblea de accionistas el pasado mes de marzo, tuvo que ser firmado por el representante legal actual, cuyo ingreso a la compañía fue el 01 de enero de 2018, debido a que el representante legal que estuvo al frente de la compañía hasta el 31/12/2017 no lo firmó.
Por requerimiento de la asamblea de accionistas de nuestra compañía, solicitamos su colaboración, para que a través de este medio, sea confirmado que el informe de los estados financieros podía ser firmados por el antiguo o el nuevo gerente de la empresa.
Es preciso advertir que al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 de 2012, es función de la Oficina Jurídica de esta Superintendencia, absolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados así como por los usuarios y particulares sobre las materias a su cargo y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general que como tal no es vinculante ni compromete la responsabilidad de la Entidad. Por lo tanto sus respuestas no están dirigidas a resolver situaciones particulares y concretas, en tanto se trata de una labor eminentemente pedagógica que busca ilustrar a los particulares sobre los temas de su competencia.
Bajo las premisas anteriores, es pertinente efectuar las siguientes consideraciones jurídicas:
i) Responsabilidad de los administradores frente a los estados financieros.
Es sabido que la persona que funge como administrador de una sociedad, debe reunir y cumplir toda una serie de condiciones, calidades, deberes y responsabilidades que marcan la gestión al frente de esa designación, todo ello de conformidad con lo previsto en los artículos 22 y siguientes de la Ley 222 de 1995.
A propósito de esa gama de obligaciones, se pueden destacar: “…de naturaleza laboral, fiscal, ambiental, comercial, contable, de protección al consumidor, de propiedad intelectual, de protección y respeto de las normas sobre competencia, y cualquier otro deber legal relacionado con el funcionamiento de la sociedad sus relaciones con tercero.”, según las directrices previstas en el Capítulo V de la Circular Básica Jurídica, Nro. 100-000005 del 22 de noviembre de 2017.
Así las cosas, en materia contable y financiera, el propio Legislador establece una serie de deberes para los administradores de la empresa, en lo atinente al corte de sus cuentas, preparación y difusión de estados financieros de fin de ejercicio, así como al retiro de su cargo, acompañado del informe de gestión entre otros, a tono con lo dispuesto en los artículos 34 a 48 de la citada Ley 222 de 1995.
En efecto, “El incumplimiento o extralimitación de sus funciones, violación de la ley o los estatutos, se presumirá culpa del administrador”, artículo 24 de la Ley 222 de 1995.
En ese sentido, esta Superintendencia mediante Oficio 220-052170 del 08 de abril de 2014, se pronunció sobre las consecuencias jurídicas que acarrea para el representante legal el incumplimiento en la obligación de preparar y difundir estados financieros, y presentar los documentos relacionados con el lleno de los requisitos y formalidades legales exigidas y las posibles sanciones de ley por su incumplimiento.
Por tanto, ha de tenerse en cuenta que frente a omisión en la firma de los documentos a los que se ha hecho alusión, tanto el nuevo administrador, como el máximo órgano social, disponen de toda las facultades para adoptar los correctivos que sean oportunos, alternativas que a manera de ejemplo permiten adoptar las siguientes medidas.
a) Requerir a los antiguos administradores, principales para que cumplan con sus deberes a tono con la ley.
b) Acudir al procedimiento jurisdiccional de “Rendición Provocada de Cuentas”, frente a las autoridades jurisdiccionales competentes, conforme lo dispone los artículos 187 y 420 del Código de Comercio, en concordancia con lo dispuesto por el artículo 379 del Código General del Proceso, sin perjuicio de posibilidad de ejercer las acciones judiciales previstas en el numeral 5° del artículo 24 de la codificación procesal.
y c) La firma del nuevo representante legal, previa la realización de una auditoría técnica que le permita tener plena seguridad y confianza para otorgar su firma en los balances y certificarlos, con plena tranquilidad de lo que ello representa, a la luz de los artículo 37 y 39 de la Ley 222 de 1995.
Desde luego, que si el nuevo representante legal firma unos balances de ejercicios anteriores, sin haber adoptado las debidas precauciones, seguridades y verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, asume las responsabilidades que por ello puedan resultar.
ii) Ausencia de firma del representante legal en el informe de gestión.
Como fue advertido, la presentación del informe de gestión, es una responsabilidad propia y exclusiva por parte de los exadministradores, dada la génesis, naturaleza y particularidades del mismo, pues es el medio a través del cual, la persona o personas que administran la sociedad rinden cuentas e informan sobre los resultados de la gestión a la asamblea o junta de socios.
Nótese, que el informe de gestión nace precisamente en razón del conocimiento propio y personal de la gestión de los administradores, lo que les permite con conocimiento de causa, hacer una exposición, fiel, razonada, completa, sobre los pormenores como la evolución del negocio, de quien inicio, manejó, finalizo y estuvo al frente en el desarrollo de la sociedad, en relación con los aspectos jurídicos, contables, económicos, administrativos y financieros, de conformidad con lo previsto en el artículo 46 y 47 de la Ley 222 de 1995.
Responsabilidad, casi que intuito persona de quienes fungieron como administradores, por lo cual, no es viable en esta instancia entrar a valorar si la persona que asume como nuevo administrador, está en capacidad de suplir el rol inherente a una gestión de un tercero, al firmar un informe de gestión de ejercicios anteriores, dada la omisión en tal sentido por quienes asumieron esa responsabilidad del negocio, lo que eventualmente podría acarrear responsabilidades en ese sentido.
Ello en todo caso contraria la previsión legal, según la cual éste debe ser presentado por quienes lo elaboran al final del ejercicio, a tono con lo dispuesto en el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, sin perjuicio de la obligación adicional que le asiste al representante legal de presentar informe de su gestión al retirare del cargo.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituyó el Título II, Derecho de Petición del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso, no sin antes señalar que en la P.Web de la Entidad puede consultar la normatividad, los concepto jurídicos, en el que podrá obtener información sobre el tema o cualquier otro de su interés.