Concepto de la Superintendencia de Sociedades

OFICIO 220-227242 DEL 17 DE OCTUBRE DE 2017

REF.: ALGUNOS ASPECTOS RELATIVOS A LA INSCRIPCIÓN DE ACTAS EN EL REGISTRO MERCANTIL Y A LA IMPUGNACIÓN DE DECISIONES.

Me refiero al escrito radicado en esta Entidad bajo el número 2017-01-469943, a través del cual formula una consulta que plantea las siguientes preguntas:

-Qué formalidades se requieren para la inscripción de un acta en la cámara de comercio?

-Cuánto tiempo en promedio se demora el proceso de impugnación de actas? -Cuántas impugnaciones de actas se han presentado en esta Superintendencia? -Cuántas denuncias se han realizado en los últimos años por falsedad ideológica?.

Antes de referirse a los cuestionamientos descritos es pertinente observar que este Despacho entiende que las actas a las que su consulta alude, son las correspondientes a las reuniones del máximo órgano social o la junta directiva y que las decisiones contenidas en ellas podrían estar sujetas a registro.

Bajo esa consideración se debe señalar que sin perjuicio de las formalidades establecidas en los artículos 189 y 431del Código de Comercio, y las que se derivan de la función registral a cargo de las Cámaras de Comercio en los términos del artículo 86 ibidem, se ha de tener en cuenta las decisiones que contengan en cada caso las actas y si se encuentren sujetas a la inscripción en el registro mercantil, en cuyo caso se deberán verificar aquellos requisitos que la ley exija de acuerdo al tipo de decisión que se pretenda inscribir.

Así, si la decisión consiste en la designación de una persona para ocupar un cargo en la sociedad, que por ley deba ser inscrita en el registro mercantil, necesitará presentar, junto con el acta respectiva debidamente autorizada o autenticada, la constancia de su aceptación de tal designación, expresada bien en la misma reunión caso en el cual constará en dicho documento, bien en un escrito aparte donde conste que hubiere aceptado el cargo para el que fue nombrado. De la misma forma se procederá, en cada caso, según la naturaleza del acto o decisión a inscribir.

En cuanto al tiempo que se demora un proceso de impugnación de decisiones en la Superintendencia de Sociedades, es procedente indicar que legalmente no existe un término promedio determinado para ese fin, puesto que ello depende de diversos factores que no son susceptibles de medición. En todo caso es dable indicar que de conformidad con lo establecido por el artículo 121 del Código

General del Proceso, salvo interrupción o suspensión del proceso por causa legal, no podrá transcurrir un lapso superior a un año para dictar sentencia de primera o única instancia, contado a partir de la notificación del auto admisorio de la demanda o mandamiento ejecutivo a la parte demandada o ejecutada. Del mismo modo, el plazo para resolver la segunda instancia, no podrá ser superior a seis meses, contados a partir de la recepción del expediente en la secretaría del juzgado o tribunal.

Además, de acuerdo con lo dispuesto por el inciso quinto de la norma citada, excepcionalmente el juez o magistrado podrá prorrogar por una sola vez el término para resolver la instancia respectiva, hasta por seis meses más, con explicación de la necesidad de hacerlo, mediante auto que no admite recurso. Por último, no sobra señalar que el parágrafo de la mencionada norma establece que lo previsto en ella también se aplicará a las autoridades administrativas cuando ejerzan funciones jurisdiccionales.

En lo relativo al número de impugnaciones de decisiones contenidas en actas correspondientes a reuniones del máximo órgano social o de junta directiva es pertinente manifestar que esa estadística no existe, ni el asunto es del resorte de esta oficina. No obstante, en la página WEB, en el link correspondiente a la Delegatura para Procedimientos Mercantiles, se encuentran publicadas las sentencias proferidas, con indicación de los temas que han sido objeto de controversia. Si bien a partir de ellas no es posible establecer una estadística exacta, sí puede contribuirá a brindar un acercamiento sobre los demás aspectos de su consulta y acerca de los argumentos que motivaron cada una de las decisiones emitidas a través de las sentencias proferidas.

Ahora bien, respecto del último interrogante esta Oficina se abstiene de proporcionar información en tal sentido, pese a que en el ejercicio de las funciones en sede administrativa a cargo de la Entidad, no hay registro de hechos que den lugar a la presentación de denuncias por falsedad ideológica.

En los anteriores términos ha sido atendida su solicitud con el alcance señalado por el artículo 28 de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.

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