OFICIO 220-017141 DEL 12 DE MARZO DE 2019 Supersociedades

REF: APROBACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS PARA EFECTOS DE REFORMAS ESTATUTARIAS DE FUSIÓN O ESCISIÓN.

Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual solicita el concepto de esta Entidad en torno a la fecha de corte de estados financieros con miras a la aprobación de reformas estatutarias de fusión o escisión.

La consulta se formula en los siguientes términos:

“De conformidad con el subliteral h, literal C, punto 2, Capítulo VI de la Circular Básica Jurídica (en adelante, la Circular) de la Superintendencia de Sociedades (en adelante, Supersociedades), para la solicitud de autorización previa de fusiones o escisiones, se deberán aportar los estados financieros de todas las personas jurídicas que estén involucradas en el proceso, los cuales deberán estar certificados, acompañados de las notas y del dictamen del revisor fiscal.

“Adicionalmente, se señala que “los estados financieros preparados para decidir sobre la fusión o escisión, no podrán ser anterior a un mes respecto a la fecha de convocatoria a la reunión del máximo órgano social respectivo.”

“Así las cosas y dado que comúnmente el corte de los Estados Financieros es el 31 de diciembre de cada año, el Representante Legal de la Compañía que quiera fusionarse o escindirse, y deba solicitar autorización previa a la Supersociedades, tendría que convocar a la reunión para aprobar la reforma estatutaria de fusión o escisión, dentro del mes siguiente a la fecha de corte, esto es, a más tardar el 31 de enero siguiente.

“Si bien la Circular es clara al señalar este plazo, la Supersociedades, en Oficio No. 220-050314 del 04 de marzo de 2016, ha indicado cómo debe interpretarse correctamente dicho plazo, señalando que:

“(…) en cuanto a la preparación de información financiera es oportuno señalar que de acuerdo con lo dispuesto en el inciso segundo, artículo 56 del Decreto 2649[1], pueden registrarse operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las de un mes. Así mismo, que las operaciones deben registrarse cronológicamente y que por regla general, los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquél en el cual las operaciones se hubieren realizado.”

“Al respecto, y en el caso particular, tenemos que la contabilidad a 31 de diciembre podrá contener registros realizados hasta dentro del mes siguiente, esto es, 31 de enero posterior. En este sentido, solo hasta dicha fecha estarán listos los Estados Financieros con la información contable completa, y es desde allí que debe contabilizarse el mes para realizar la convocatoria a la luz de la doctrina de la Supersociedades, es decir, la convocatoria podría realizarse en febrero.

“Igualmente añade la Supersociedades que: “es preciso tener en cuenta que este plazo debe entenderse en todo caso dentro del contexto y la situación particular de las sociedades participantes, en el entendido en que los cortes corresponden a fin de mes” y que “considerando que para la convocatoria deben estar listos los estados financieros que serán base de la fusión, estos pueden corresponder a un plazo superior a un mes, dadas la forma y términos en que deben registrarse los hechos económicos en que (SIC) deben registrarse los hechos económicos.”

“Así, “si una sociedad pretende adoptar la decisión de disminuir su capital con efectivo rembolso de aportes o cualquier otra reforma que requiera la aprobación de información financiera, en la reunión ordinaria de asamblea que haya de llevarse a cabo dentro del primer trimestre del año, el estado financiero idóneo para ese efecto podrá ser el de fin de ejercicio. […] Por consiguiente, el estado financiero en la práctica puede exceder del mes antes de la fecha de la convocatoria, considerando como fue vistos [sic] que el estado financiero por regla general se prepara con corte a fin del mes.” (Subrayados fuera del texto)

“En ese orden de ideas, tenemos que, según lo indicado en el oficio anteriormente citado, si una operación de fusión o escisión se aprueba en la reunión ordinaria del máximo órgano social, dentro del primer trimestre del año, resulta razonable que la convocatoria se realice por fuera del plazo máximo de un mes posterior a la fecha de corte de los estados financieros, pues la información contable permite ser actualizada hasta el 31 de enero siguiente.

“LA CONSULTA EN CUESTIÓN ES LA SIGUIENTE:

1. “¿Sigue vigente el Oficio No. 220-050314 del 04 de marzo de 2016?

2. “De ser así, ¿es correcta la interpretación que se hace del plazo estipulado en la Circular Básica Jurídica, esto es, que eventualmente podrá convocarse al máximo órgano social, en un plazo mayor a un mes posterior al corte de Estados Financieros, spues (SIC) la información contable permite ser actualizada hasta el mes siguiente a la fecha de corte?

3. “Por ejemplo: Fecha de corte de los EEFF: 31 de diciembre de 2018; se actualizan registros contables durante enero de 2019; se convoca en febrero; y en marzo se realiza la reunión del máximo órgano social y se aprueba la fusión/escisión.”

Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.

En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias en un caso concreto.

Sin perjuicio de lo anterior, con fines ilustrativos procede efectuar las siguientes consideraciones jurídicas de índole general:

Verificado el contenido de la consulta formulada, se observa que hace alusión al procedimiento que debe adelantarse para la solemnización de reformas estatutarias consistentes en fusión y escisión, bajo el Régimen de Autorización Previa ante esta Superintendencia.

Para desarrollar el planteamiento que guíe la respuesta que corresponde a la inquietud formulada, se estima necesario transcribir los apartes pertinentes de la Circular Básica Jurídica vigente:

“2. Régimen de autorización previa para la solemnización de reformas consistentes en fusión y escisión

En desarrollo de las funciones otorgadas en la Ley 222 de 1995, la Superintendencia de Sociedades se permite impartir las siguientes instrucciones, respecto a los requisitos que deben cumplir las entidades sometidas a su supervisión que requieran autorización para la solemnización de las reformas estatutarias de fusión y escisión.

“…”

“C. Documentación básica para las solicitudes de autorización previa de fusión y escisión

“Con el fin de adelantar el trámite relativo a la solemnización de la fusión o escisión, es necesario que a la solicitud, elevada por el representante legal o apoderado, se acompañen los documentos que se señalan más adelante, salvo que los mismos estén en los archivos de la Superintendencia de Sociedades, circunstancia que podrá indicarse en escrito de solicitud.

Es de advertir que la Superintendencia puede solicitar para su análisis y evaluación, cualquier información adicional que considere pertinente para cada caso en particular, con el fin de garantizar la transparencia de la operación y la protección de los derechos de acreedores y socios minoritarios.

Los documentos a presentar son:

“…”

“h. Conforme se establece los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, se deberán aportar los estados financieros de todas las personas jurídicas que estén involucradas en el proceso, a nivel de cuatro (4) dígitos –como mínimo-, acompañados de sus notas, en cuya elaboración se habrán de cumplir las normas contables aplicables, los cuales deberán estar certificados, acompañados de las notas y del dictamen del revisor fiscal (éste último si lo hubiere), para lo cual deberá tenerse en cuenta lo siguiente:

i) “Los estados financieros preparados para decidir sobre la fusión o escisión, no podrán ser anterior a un mes respecto a la fecha de convocatoria a la reunión del máximo órgano social respectivo.

ii). “El dictamen del revisor fiscal es el documento formal que suscribe el contador público conforme a las normas de su profesión, relativo a la naturaleza, alcance y resultados del examen realizado. Debe referirse a los aportes a la seguridad social integral, en los términos de los artículos 11 y 12 del decreto 1406 de 1999.”

“…”

“j. Si ha transcurrido un lapso superior a tres meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la fusión o escisión y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación del representante legal y el revisor fiscal de la respectiva sociedad o empresa unipersonal, cuando fuere el caso, respecto de la ocurrencia o no de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la respectiva persona jurídica, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud.” (Subrayado fuera del texto).

“…”

“CAPÍTULO XII – GUÍA TÉCNICA DE ORIENTACIÓN Y APLICACIÓN DE LA NUEVA NORMATIVA CONTABLE

“La presente guía técnica (en adelante la “Guía”), se expide con miras a facilitar la correcta aplicación de la regulación vigente, con fundamento en el en el artículo 10 de la Ley 1314 de 2009, que faculta a las autoridades de supervisión a emitir guías en materia de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, con base en las nuevas

normas contables expedidas bajo Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las normas de aseguramiento.

“El Consejo Técnico de Contaduría Pública CTCP, como ente de normalización en materia contable, manifestó:

“La llegada de la Ley 1314 de 2009, no solamente implica el establecimiento de nuevos requerimientos de información financiera, sino que tiene múltiples efectos colaterales. Uno de ellos se produce en el proceso contable de las entidades. La falta de comprensión sobre la diferencia existente entre contabilidad y Normas de Información Financiera (NIF) causa diversas confusiones e inconvenientes conceptuales y operativos para las entidades que se sujeten a esos marcos.” “Las NIF, para el caso colombiano, están conformadas por los marcos técnicos normativos expedidos para cada uno de los tres grupos incluidos en el Direccionamiento Estratégico del CTCP.”

“…es cierto que el centro de las NIIF son los estados financieros de propósito general y no la contabilidad. De hecho, el centro son los estados financieros al cierre del ejercicio contable, y yendo aún más allá, son los estados financieros principales (consolidados y no consolidados), dado que tanto la NIC 34 (Información Financiera Intermedia), como la NIC 27 (Estados Financieros Separados), son normas opcionales que son aplicadas voluntariamente o por requerimientos específicos de las entidades de regulación o supervisión.”

Al referirse a la preparación y presentación de estados financieros de períodos intermedios y la forma en que debe darse la referencia normativa con NIC 34, el CTCP señaló:

“La NIC 34 establece las bases para la presentación de los estados financieros intermedios pero no establece las bases para la presentación de los diferentes estados financieros de propósito especial (estados financieros extraordinarios, estados de liquidación, estados financieros con fines de supervisión, etc.), porque están por fuera de los objetivos de los estándares internacionales, dado que no pretende satisfacer las necesidades de información de múltiples usuarios sino las de usuarios específicos. Por consiguiente, estos últimos se preparan de acuerdo a las necesidades específicas del usuario, lo que significa que se deben elaborar y presentar suministrando la información que requiera el usuario en particular y no pueden predicarse como ajustados al marco técnico normativo del grupo al que corresponda la entidad.”

“En armonía con lo antes expuesto, es necesario adecuar los procesos misionales de supervisión en lo referente a las reformas estatutarias de fusión, escisión y disminución de capital con efectivo rembolso de aportes, y brindarles a sus usuarios elementos de juicio claros sobre estos temas.

“Para tal efecto las sociedades supervisadas por esta Superintendencia que apliquen las nuevas normas contables bajo NIIF, deberán tener en cuenta lo siguiente:

“1. Estados financieros de propósito especial Cuando en cualquiera de los procesos de la referencia se soliciten “estados financieros básicos”, se entenderá que esta Superintendencia requiere “estados financieros de propósito especial” a nivel de subcuenta, debidamente certificados y dictaminados por el revisor fiscal, si lo hubiere, cuya fecha de corte no podrá ser superior a un mes respecto de la fecha de convocatoria a la reunión del máximo órgano social en la que se hubiere considerado la reforma estatutaria. En el caso de las sucursales de sociedades extranjeras, la fecha de corte se determinara en relación con la fecha de la reunión del órgano competente de la casa matriz que adoptó la decisión.

“Los estados financieros comprenden el siguiente conjunto:

a) Un estado de situación financiera;
b) Un sólo estado de resultado del período y otro resultado integral; c) Un estado de cambios en el patrimonio;
d) Un estado de flujos de efectivo del período;
e) Notas a los estados financieros;
f) Una conciliación patrimonial con corte a 1 enero de 2014 para grupo 1 y con corte a 1 de enero de 2015 para grupo 2.”1

1 Superintendencia de Sociedades, Circular Básica Jurídica (CIRCULAR EXTERNA 100-000005 del 22 de noviembre de 2017). Numeral 2, Literal C, Subliteral h y subliteral i.

Se advierte que la petición de consulta se refiere al procedimiento de fusión bajo el Régimen de Autorización Previa, contenido en la Circular Básica Jurídica, expedida mediante Circular Externa No. 100-000005 de 2015 y a la interpretación de tales instrucciones hizo el concepto de este Despacho contenido en el Oficio No. 220-050314 del 4 de marzo de 2016, con respecto al corte del último estado financiero hábil para tramitar la reforma estatutaria.

Como quiera que la Circular Básica Jurídica fue actualizada mediante Circular Externa No. 100-000005 de 2017, cuyos apartes pertinentes fueron transcritos anteriormente, se advierte que para absolver la consulta formulada se hace necesaria la comparación entre los dos textos, sobre las cuestiones que interesan al asunto.

Efectuado el ejercicio propuesto, se advierte que el texto es sustancialmente el mismo, tanto en los documentos y requisitos exigidos para el trámite de la reforma estatutaria, como con respecto a las instrucciones contenidas en la Guía Técnica de Orientación y Aplicación de la Nueva Normativa Contable.

En tales condiciones, los desarrollos conceptuales contenidos en el citado oficio, relacionados con la fecha de corte estado financiero requerido para la reforma estatutaria en cuestión, se mantienen vigentes.

Se procede entonces a atender puntualmente cada una de las preguntas formuladas:

  1. La posición doctrinal contenida en el Oficio 220-050314 del 4 de marzo de 2016, se encuentra vigente.
  2. Como antes se indicó, la interpretación que se hace en el citado Oficio con respecto a la fecha de corte de estados financieros requeridos para la reforma estatutaria, se encuentra vigente.

Sin embargo, esta Superintendencia, a través de la Delegatura para Inspección, Vigilancia y Control – Grupo de Trámites Societarios en ejercicio de sus competencias, podrá, en cada caso concreto, examinar los documentos y las circunstancias especiales que enmarquen el respectivo proceso y efectuar, de ser necesario, los requerimientos y observaciones a que haya lugar, para autorizar o no la reforma estatutaria proyectada.

3. Como se señaló en el numeral anterior, en sentido abstracto, la interpretación que se hace del plazo del último estado financiero para tramitar una reforma estatutaria de fusión, por el régimen de autorización previa, es la interpretación vigente.

Sin perjuicio de lo anterior, y de conformidad con lo prescrito en la Circular Básica Jurídica antes transcrita, “…si ha transcurrido un lapso superior a tres meses entre la fecha de corte de los estados financieros utilizados para decidir sobre la fusión o escisión y la fecha en que se vaya a presentar la solicitud ante la Superintendencia de Sociedades, deberá entregarse una certificación del representante legal y el revisor fiscal de la respectiva sociedad respecto de la ocurrencia o no de eventos que hubieren podido afectar significativamente la situación de la respectiva persona jurídica, entre la fecha de corte de los mencionados estados financieros y la presentación de la solicitud.”

En los anteriores términos su solicitud ha sido tendida, con los efectos descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.