OFICIO 115-140553 DE 29 DE JULIO DE 2020

ERRORES EN LA READQUISICIÓN DE INSTRUMENTOS DE PATRIMONIO

ERRORES EN LA READQUISICIÓN DE INSTRUMENTOS DE PATRIMONIO: Me refiero a su escrito radicado con el número y fecha de la referencia mediante el cual realiza la siguiente consulta:

A la fecha una sociedad anónima (S.A) se encuentra operando ordinariamente, sin embargo en el año 2019, realizaron su asamblea ordinaria en el mes de marzo, donde el revisor fiscal solicito que se debían realizar un ajuste a las cuentas del patrimonio de la empresa, por encontrar que en el año de 1998 y 1999, se habían realizado readquisición de acciones con accionistas salientes, pero los cuales no se registraron en debida forma, por no efectuarse la provisión de utilidades y por no registrar el mayor valor de las ventas accionarias, como la prima en colocación de acciones.

ERRORES EN LA READQUISICIÓN DE INSTRUMENTOS DE PATRIMONIO

El revisor fiscal advirtió que estos ajustes se tenían que realizar so pena de que en su deber como revisor presentaría los correspondientes informes ante las autoridades competentes.
El tema propuesto por el revisor fiscal entro a debate, pero no se generó votación alguna para aprobar o improbar esa decisión.

Los socios minoristas que representan el 33% de la compañía, en la discusión no vieron viable este ajuste, toda vez que eso afectaría las utilidades acumuladas desde el año 2004, fecha posterior a cuando se realizaron las operaciones objeto de revisión.

El presidente de la Asamblea general presento el acta del año 2019, solo hasta el mes de marzo del año 2020, para su aprobación en asamblea general, en la cual, de forma contraria a la realidad, registro que la decisión del reajuste del patrimonio en los términos indicados se dio de forma unánime, sin registrar la negativa de los socios minoritarios, con sus correspondientes observaciones.

Además de lo anterior, solo hasta la asamblea de marzo de 2020, se le informo a los socios que los ajustes al patrimonio, se realizaron en los estados financieros de la vigencia 2018, es decir lo aprobaron de forma retroactiva al de la asamblea, además de no aprobar primero la provisión de utilidades, razón por la cual los socios minoristas no aprobaron el acta, pero la decisión quedo registrada desde el año 2019, con efectos retroactivos de la vigencia 2018.

Por todo lo anterior, se requiere conocer en términos generales lo siguiente:

¿Una sociedad anónima puede reclasificar el patrimonio societario, modificando las utilidades acumuladas de periodos anteriores, como prima en colocación de acciones en el año 2018, producto de una readquisición de acciones que se realizó hace más de diez (10) años, en la cual por error en ese tiempo no se provisionaron utilidades en los términos del artículo 396 del Código de Comercio, como tampoco se realizaron los registros contables, ni se autorizó en la vigencia 2018 la creación de una provisión de las utilidades acumuladas o generadas en el periodo?

¿Es afirmativa la respuesta anterior, establecer si esta decisión de reajustar el patrimonio, requiere una mayoría cualificada en la votación de los accionistas, por ser un asunto no reglado en los estatutos de la Compañía?

¿Se requiere una mayoría cualificada, establecer que sucede si la aprobación de reajustar el patrimonio se realizó con una votación inferior esa mayoría cualificada de las acciones en circulación pretendiendo afectar las utilidades acumuladas de la empresa, pero sin realizar la respectiva provisión con las utilidades acumuladas?

¿La decisión se adoptó con mayoría simple por acta de asamblea en marzo de 2019, se podía hacer ese registro en la contabilidad de la vigencia 2018?

¿Qué sucede si la decisión adoptada en el año 2019, solo se conoce por un socio minoritario en marzo de 2020, fecha en la cual se aprobó el acta, además de advertir que en la misma se registra de forma fraudulenta el número de votos favorables?
Previo a resolver su solicitud es necesario aclarar que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995 y en particular, la prevista en el numeral 2 del Artículo 10 de la Ley 1314 de 2009, y se circunscribe a hacer claridad en cuanto al texto de las normas de manera general, para lo cual armoniza las disposiciones en su conjunto de acuerdo al asunto que se trate y emite su concepto, ciñéndonos en un todo a las normas vigentes sobre la materia.

Así mismo, la respuesta a la presente solicitud se hace en los términos de resolución de consultas de que trata el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por la Ley 1755 de 2015 y dentro del artículo 14 ibídem. Términos para resolver las distintas modalidades de peticiones.

Para resolver su inquietud hay que tener en cuenta varios elementos:

Lo primero a considerar es que, como menciona en su escrito, el error se cometió en los años 1998 y 1999, y desde esa fecha hasta 2019, y ni la administración como responsable de los estados financieros y el revisor o revisores fiscales que hubiesen ejercido su labor en la compañía durante ese período, advirtieron tales errores.

Sin embargo, dado que, según anota en su comunicación, en su momento la compañía no realizó la readquisición de acuerdo a los requisitos legales establecidos por el artículo 396 del Código de Comercio y los artículos 84 y 88 del Decreto 2649 de 1993 en su momento, y de haberlo identificado, debió haber realizado el ajuste y tratado esta transacción como un error de ejercicios anteriores.

Ya que no se indica en su escrito en que grupo de preparadores de información financiera se encuentra clasificada la empresa, se dará la respuesta con base en las NIIF Plenas.

La NIC 8 Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores, establece que una entidad:
“corregirá los errores materiales de periodos anteriores de forma retroactiva en los primeros estados financieros formulados después de haberlos descubierto con anterioridad al periodo para el que se presenta información
b) Si el error se ocurrió con anterioridad al periodo más antiguo para el que se presenta información, reexpresando los saldos iniciales de activos pasivos y patrimonio para dicho período».
Así las cosas, para atender su primera consulta, la compañía debe corregir los errores con base en lo anterior, realizando la reexpresión de los estados financieros con cargo a las ganancias acumuladas, ante el incumplimiento de normas legales de obligatorio cumplimiento.

Entonces considerando los errores en los estados financieros identificados, con los que, como se mencionaba, se dejan de cumplir algunos requerimientos legales, independientemente de si se encuentra o no dentro de los estatutos de la compañía, debe realizarse la corrección en los términos de las normas aplicables y no sería potestativo de los accionistas tomar la decisión o no de realizar tales ajustes.

Ahora bien, si como sucedió, los errores y la modificación surgen tras la fecha de autorización de los estados financieros, en este caso del corte 2018, los propietarios podrían haber ordenado la modificación de los mismos, teniendo en cuenta lo dispuesto por la NIC 10 Hechos Ocurridos después del periodo sobre el que se informa.

En lo relacionado con el tema de decisiones de asamblea y actas, se debe atender los dispuesto por el Código de Comercio. Sugerimos revisar los artículos 188 y siguientes.

No obstante, las consideraciones que puedan surgir tras la revisión de la normatividad del párrafo anterior, se recuerda la obligatoriedad del cumplimiento de las normas legales en lo que tiene que ver con la readquisición de instrumentos de patrimonio y el surgimiento de la prima de emisión, así como la responsabilidad que le asiste a los administradores y contadores que certifican los estados financieros y la del revisor fiscal que los dictamina frente a los socios y demás terceros.

En los anteriores términos damos respuesta a la consulta formulada.

Cordialmente,

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