OFICIO 220-145018 DEL 22 DE JULIO DE 2016
ASUNTO: ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL –LA CESIÓN DE CUOTAS NO PRODUCE EFECTOS RESPECTO DE TERCEROS NI DE LA SOCIEDAD SINO A PARTIR DE LA FECHA EN QUE SEA INSCRITA EN EL REGISTRO MERCANTIL (ARTÍCULO 366 CÓDIGO DE COMERCIO).
Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número 2016-01-352576, relacionada esencialmente con la elaboración y aprobación del acta, correspondiente a una reunión del máximo órgano social de una compañía, describe unas situaciones y plantea varias inquietudes al respecto.
Sobre el particular, me permito manifestarle que en ejercicio del derecho de petición, en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades absuelve las mismas de manera general y en abstracto y no relacionadas con una sociedad determinada, ni entra a resolver situaciones de índole particular y concreto, como las que se evidencian de las inquietudes planteadas, y de donde se advierte la existencia de unas divergencias con respecto al tema objeto de la misma. Asimismo, las consultas no sustituyen el criterio jurídico del profesional que asesora a la compañía, quien es el que tiene los elementos de hecho y de derecho para señalar a la sociedad el derrotero a seguir; la Superintendencia de Sociedades solo orienta en la aplicación de la normas legales relacionadas con los temas consultados y sus conceptos en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad
Igualmente, toda vez que sus inquietudes hacen relación fundamentalmente a un proyecto de acta de reunión del máximo órgano social y a las decisiones tomadas por los asociados en sesión de junta de socios de una sociedad de responsabilidad limitada, estas serán absueltas de manera general y en abstracto, en un solo contexto, de donde podrá sacar sus propias conclusiones.
Anotado lo anterior, es preciso tener en cuenta que una cosa es la reunión del máximo órgano social reunido conforme las normas legales y estatutarias pertinentes, en la cual se someten a su consideración el orden del día previamente establecido y la aprobación o no de las diferentes proposiciones presentadas, y otra cosa es la elaboración del acta correspondiente a la sesión respectiva, en la cual debe constar todo lo tratado en la misma (artículo 186 del Código de Comercio).
Realizada la distinción anotada, frente a la sesión del órgano rector, llámese junta de socios o asamblea general de accionistas, reunida la misma con sujeción a lo previsto en los estatutos o en la ley en cuanto a convocación o quórum, las
decisiones tomadas “con el número de votos previstos en los estatutos o en las leyes obligarán a todos los asociados, aún a los ausentes o disidentes, siempre que tengan carácter general y que y que se ajusten a las leyes y a los estatutos” (artículo 188 del citado código).
Respecto al acta que debe elaborarse como consecuencia de lo ocurrido en la reunión del órgano rector de la sociedad, el artículo 189 Ibídem, de manera clara y expresa dispone lo siguiente:
“Art 189. – Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.
La copia de estas actas, autorizada por el secretario o por algún representante de la sociedad, será prueba suficiente de los hechos que consten en ellas, mientras no se demuestre la falsedad de la copia o de las actas. A su vez, a los administradores no les será admisible prueba de ninguna clase para establecer hechos que no consten en las actas”.
A su vez el artículo 431 de la misma obra, señala:
“Art. 431-. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas. Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: el lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocatoria, la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados, las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra o en blanco, las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas y la fecha y hora de su clausura” (artículo 372 de la Legislación Mercantil).
Ubicados en el escenario mencionado, conforme las normas legales que hemos citado, tenemos que lo ocurrido en una sesión del órgano rector, debe constar de manera fehaciente y veraz en el texto del acta que se elabore para tal efecto, y sometida a aprobación de acuerdo a lo decidan los asociados, y suscrita, se recalca, por las personas que actuaron en esa reunión como presidente y secretario de la reunión correspondiente (resaltamos).
Ahora bien, el hecho de no ser aprobado el texto del acta, en donde debe constar lo ocurrido en una sesión, no conlleva a que lo considerado en la misma no sea válido, pero no será prueba suficiente de lo celebrado en ella. De no ser aprobado el texto del acta, este debe sometido a la consideración del máximo órgano social en la próxima reunión.
De otra parte, si se convoca a una nueva sesión al órgano rector para lo anterior, bien puede ocurrir que alguna o varias de las decisiones que ante fueron aprobadas o no, decidan los asociados considerarlas de nuevo, algo que es perfectamente viable y del resorte exclusivo de dicho órgano.
Respecto a las reformas que en un momento determinado sean aprobadas en una sesión de la junta de socios de una sociedad de responsabilidad limitada, como sería una cesión de cuotas, tenemos que es esencial para que dicha cesión produzca efectos frente a la sociedad y a terceros, que la misma sea elevada a escritura pública e inscrita en el registro mercantil, para lo cual como es obvio se requiere que previamente la correspondiente reforma conste en un acta debidamente aprobada y suscrita por quienes actuaron como presidente y secretario de la reunión.
Es así que una cesión de cuotas, solo modifica la composición del capital de una sociedad de responsabilidad limitada, una vez, se reitera, se registre en el registro mercantil la escritura pública correspondiente, por ende, antes de realizarse lo anterior, dicha cesión de cuotas no produce efecto alguno (artículos 360, 362 y 366 del Código de Comercio). Valga precisar entonces que así se apruebe una cesión de cuotas, el presunto cedente continuara siendo socios hasta tanto se registe la respetiva cesión en el registro mercantil.
En los anteriores términos se ha dado contestación a su consulta, no sin antes anotarle que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.