SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-220886 DEL 06 DE NOVIEMBRE DE 2020
ASUNTO: CORRECCIÓN DE ACTAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL.
Me refiero a su comunicación radicada bajo el número de la referencia, mediante la cual solicita un concepto en relación con los requerimientos y procedimientos para la corrección de actas de la Asamblea General de Accionistas, que concreta en los siguientes puntos:
“I. FUNDAMENTOS
1. Que el artículo 189 del Código de Comercio establece que “Las decisiones de la junta de socios o de la asamblea se harán constar en actas aprobadas por la misma, o por las personas que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por el presidente y el secretario de la misma, en las cuales deberá indicarse, además, la forma en que hayan sido convocados los socios, los asistentes y los votos emitidos en cada caso.”
2. Que el artículo 195 del Código de Comercio dispone que “La sociedad llevará un libro, debidamente registrado en el que se anotará por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios”.
3. Que según el artículo 431 del Código de Comercio, las actas levantadas y registradas en el libro, con ocasión de las reuniones celebradas por la asamblea de accionistas, “(…) se encabezarán con su número y expresarán cuando menos:
lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”
4. Que mediante el Oficio 220-003331 de 22 de enero de 2015, la Superintendencia de Sociedades reconoció que con las anotaciones a pie de página o empleando mecanismos de notorio valor técnico, se puede efectuar la corrección de las actas registradas en virtud de las reuniones celebradas por la asamblea general de accionistas, siempre que los errores a subsanar involucren la “omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc.”.
II. SOLICITUD
Teniendo en cuenta las normas y doctrina arriba citadas, solicito su amable concepto jurídico frente a los siguientes interrogantes:
1. ¿Puede corregirse el número de un acta – no el número de folio – ya registrada en cámara de comercio con la simple anotación a pie de página en el libro de actas de una sociedad?
2. En caso que la respuesta anterior sea positiva, ¿Debe adelantarse algún trámite adicional de corrección ante la cámara de comercio respectiva o es suficiente con enumerar y registrar las actas siguientes teniendo en cuenta el número del acta
corregida?
3. Si se requiere algún trámite adicional de corrección ante la cámara de comercio respectiva ¿Cuáles son los requisitos y procedimiento para adelantar dicho trámite?
4. En caso que la respuesta a la pregunta 1 sea negativa, ¿Cuáles son los requisitos y procedimientos que se deben adelantar para subsanar un error sobre la numeración del acta?
5. En el escenario en que se deban corregir las actas firmadas y registradas en cámara de comercio, el acta aclaratoria respectiva, se ha dicho, debe ser elaborada respetando la forma del acta original, lo que incluye el requisito de ser firmada por el presidente y/o secretario que firmaron el acta a corregir. En este sentido, en caso que dicho presidente y/o secretario no pueda firmar el acta aclaratoria respectiva, bien por imposibilidad comercial, laboral o física, ¿Que procedimiento o alternativa podría implementarse para que dicha acta aclaratoria pueda cumplir su función de corrección y sea validada y reconocida?”
Al respecto, sea lo primero advertir que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los Artículos 14 y 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituye asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.
En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto.
Efectuadas las precisiones que anteceden y para resolver el tema propuesto, este despacho reitera lo dicho en el Oficio 220-003331 del 22 de enero de 2015, en el que la Superintendencia de Sociedades con fundamento en el Decreto 2649 de 1993, afirmó que con las anotaciones a pie de página o empleando mecanismos de notorio valor técnico, se puede efectuar la corrección de las actas registradas en virtud de las reuniones celebradas por la asamblea general de accionistas, siempre que los errores a subsanar involucren la “omisión de un dato, error en la cronología de la información o en la numeración, etc”; caso que al parecer coincide con el propuesto, en cuanto se trata de un error en la cronología del número de un acta,
que debe corregirse para continuar la secuencia.
Es del caso observar que aunque el Decreto 2649 de 1993, hoy se encuentra derogado, las normas que disponían lo relativo a la corrección de las actas, en los artículos 131 y 132, fueron replicadas en el Decreto 2270 del 13 de diciembre de 2019, por el cual se compilan y actualizan los marcos técnicos de las Normas de Información Financiera para el Grupo 1 y de las Normas de Aseguramiento de Información, y se adiciona un Anexo número 6 – 2019 al Decreto Único Reglamentario de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, Decreto 2420 de 2015, y se dictan otras disposiciones, cuyos artículos 14 y 15, señalan:
“ARTICULO 14. LIBROS DE ACTAS. Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas legales, los entes económicos pueden asentar en un solo libro las actas de todos sus órganos colegiados de dirección, administración y control. En tal caso debe distinguirse cada acta con el nombre del órgano y una numeración sucesiva y continua para cada uno de ellos.
Cuando inadvertidamente en las actas se omitan datos exigidos por la ley o el contrato, quienes hubieren actuado como presidente y secretario pueden asentar actas adicionales para suplir tales omisiones. Pero cuando se trate de aclarar o hacer constar decisiones de los órganos, el acta adicional debe ser aprobada por el respectivo órgano o por las personas que este hubiere designado para el efecto.
ARTICULO 15. CORRECCION DE ERRORES. Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.
La anulación de folios se debe efectuar señalando sobre los mismos la fecha y la causa de la anulación, suscrita por el responsable de la anotación con indicación de su nombre completo.”
En respuesta a los puntos dos y tres de su consulta, es preciso manifestar que no se requiere ningún trámite adicional ante la Cámara de Comercio, a juicio de esta Oficina, bastaría continuar la secuencia de la numeración en la siguiente acta.
En los anteriores términos se han atendido sus consultas, no sin antes manifestarle que el presente oficio tiene los alcances del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.