SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
OFICIO 220-106052 DEL 07 DE OCTUBRE DE 2019
REF: CONTENIDO DEL LIBRO DE ACTAS
Acuso recibo de su comunicación radicada bajo el número citado, mediante la cual solicita el concepto de esta Entidad en torno a la procedencia de incorporar en el Libro de Actas de la S.A.S., el registro del acto de constitución en los primeros folios del mismo.
La consulta se formula en los siguientes términos:
Respetuosamente les solicito emitir concepto acerca de 1) Sí es legal y no contradice ninguna prohibición, la inclusión en el libro de actas del acto constitutivo de una sociedad y 2) Sí es licito solicitar que se realice tal acto.
Se solicita a este Despacho la opinión con respecto a una actuación presuntamente adelantada por el peticionario ante la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores, en adelante JCC, dirigida a obtener la inscripción de una sociedad S.A.S., dedicada a la prestación del servicio contable y a solicitar la expedición de la correspondiente Tarjeta de Registro.
La respuesta de la JCC se encamina a que es necesario aportar: “(…) Documento en formato PDF, del libro de actas de asamblea completo, es decir portada, folios diligenciados y folio en blanco siguiente al último folio diligenciado, a fin de precisar en su totalidad el contenido de dicho libro. Recuerde que este libro debe contener el registro de todos los hechos de la sociedad, incluyendo sesión de acciones si fuere este el caso. Recuerde que, si no se han celebrado actas, deberá ir por lo menos el registro del acta de constitución de la sociedad en los primeros folios de este libro” (Subrayado incluido en el texto).
La inconformidad del consultante consiste en la legalidad de que la JCC le exija para el registro de la sociedad que presente el Libro de Actas de la Sociedad, con la inclusión del “…registro del acta de constitución de la sociedad en los primeros folios de este libro.”,
Aunque es sabido, es oportuno advertir que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, que no se dirige a resolver situaciones de orden particular, ni constituyen asesoría encaminada a solucionar controversias, o determinar consecuencias jurídicas derivadas de actos, o decisiones de los órganos de una sociedad determinada.
En este contexto se explica que las respuestas en instancia consultiva no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto.
Como quiera que se advierte que el núcleo de la petición está dirigido a intervenir en un trámite de carácter particular y concreto que al parecer se surte ante la JCC, el Despacho debe declarar de manera contundente que carece de competencia, en función consultiva, para intervenir en el ejercicio de las competencias de la referida autoridad en un caso concreto.
En consecuencia, el presente pronunciamiento se limitará a reiterar la doctrina de esta Superintendencia con respecto al contenido del Libro de Actas, que debe ser llevado en una S.A.S., por mandato de los artículos 195 y 431 del Código de Comercio, aplicables a la S.A.S., por remisión del 45 de la Ley 1258 de 2008.
Las citadas dispones son del siguiente tenor:
“ARTÍCULO 195. INSCRIPCIÓN DE REUNIONES EN LIBRO DE ACTAS Y ACCIONES. La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.
Así mismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas.
(…)
“ARTÍCULO 431. CONTENIDO DE LAS ACTAS Y REGISTRO EN LIBROS. Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas.
Estas se firmarán por el presidente de la asamblea y su secretario o, en su defecto, por el revisor fiscal.
Las actas se encabezarán con su número y expresarán cuando menos: lugar, fecha y hora de la reunión; el número de acciones suscritas; la forma y antelación de la convocación; la lista de los asistentes con indicación del número de acciones propias o ajenas que representen; los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco; las constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión; las designaciones efectuadas, y la fecha y hora de su clausura.”
Como se puede apreciar de la simple lectura de las normas en transcritas, el Libro de Actas en una S.A.S., es un Libro de Comercio de carácter obligatorio, que debe ser registrado en Cámara de Comercio y que se encuentra destinado a llevar el consecutivo cronológico de las actas de reuniones de la Asamblea de Accionistas o del Accionista Único.
En dichas actas, debe hacerse constar lo ocurrido en las reuniones de la Asamblea de Accionistas o del Accionista Único, con el detalle y circunstancias atinentes a cada reunión, las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos en favor, en contra, o en blanco, entre otros aspectos.
Las actas deben ser firmadas por el Presidente y el Secretario de la Reunión o por el Revisor Fiscal, con la precisión de que en tratándose de S.A.S., con accionista único el acta podrá ser firmada solo por el accionista único.
En cuanto concierne a la prueba de existencia de la sociedad por acciones simplificada, basta señalar que de conformidad con el artículo 8° de la Ley 1258 de 2008, este hecho se prueba con certificación de la Cámara de Comercio, en donde conste no estar disuelta y liquidada la sociedad.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida, con los efectos descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015, no sin antes señalar que en la Página WEB de la Entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.