OFICIO 220-179479 DEL 31 DE DICIEMBRE DE 2019
REF.: CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE
Me remito a la comunicación radicada en esta entidad con el número y fecha de la referencia, mediante la cual se solicita se emita concepto sobre las inquietudes que se mencionan a continuación:
1. ¿Quéinformacióncontablesedebeconservar?
2. ¿Cuánto tiempo se deben conservar, si es el mismo tiempo para todos los documentos contables o tiene variación de tiempo de acuerdo al documento?
3. ¿Cuáles libros de personal se deben conservar y por cuánto tiempo?
Sobre el particular se reitera que en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia con fundamento en los Artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, que sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo emite un concepto de carácter general sobre las materias a su cargo, mas no en relación con una sociedad o situación en particular, razón por la cual sus respuestas en esta instancia no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.
Al respecto, de la primera inquietud, vale la pena recordar lo determinado mediante concepto por parte del Consejo Técnico de la Contaduría Pública así:
“(…) El artículo 28 de la Ley 962 de 2005 (incorporado en el artículo 60 del Código de Comercio) establece:
“Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información. Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales” (…)
A pesar de que el Código de Comercio no establece en detalle cuáles son los papeles del comerciante, el artículo 51 dispone:
“Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios“.
En consecuencia, todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros de comercio hacen parte de la contabilidad, motivo por el cual, el consultante debe analizar si los documentos enunciados cumplen la anterior afirmación con el fin de evaluar su importancia.
Adicionalmente, la legislación permite la conservación de los papeles del comerciante en original o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta, de modo que el volumen de los documentos físicos no sea un inconveniente para la entidad”.
Adicionando lo ya expuesto, el artículo 53 del Código de Comercio establece que cada comprobante de contabilidad deberá tener anexo los documentos que lo justifiquen.
“Artículo 53. Asiento de las operaciones mercantiles -comprobante de contabilidad – concepto. En los libros se asentarán en orden cronológico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad que las respalden.
El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se anexarán los documentos que lo justifiquen”.1
Por lo cual, la información ̈contable ̈ que se debe conservar, será toda aquella que corresponda a los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios. Sin embargo, para mayor especificidad al respecto, se podrá consultar el Decreto 2270 de 2019, incorporó el anexo No. 6 al Decreto Único Reglamentario
2 2420 de 2015, el cual incluye los temas de documentación .
1 Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Oficio No. CTCP-10-01018-2019 (12 de septiembre de 2019). Asunto: Conservación de software, libros, documentos. {En Línea}. Disponible en: http://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=328c8221-e3fb-4b4b-b9f2-c01aae31cf3b. (20/12/2019)
2 Consejo Técnico de la Contaduría Pública. Oficio No. CTCP-10-01597-2019. (19 de diciembre de 2019) Asunto: Soportes contables. {En Línea}. Disponible en: http://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=af55daf6-c6e5-4910-8fdd- ccda34c89eca. (20/12/2019)
Para responder la segunda pregunta y reiterando lo determinado por esta entidad
en varias oportunidades, con las disposiciones indicadas en el artículo 28 de la Ley
34 962 de 2005, el término a conservar la información es de 10 años .
Por último, para contestar la última pregunta realizada en la consulta, es de indicarle a la consultante que la legislación no establece con qué periodicidad se deben conservar los libros de ̈personal ̈ de la empresa, contemplando que lo que la consultante quiere decir con éstos libros, son los documentos contentivos de las relaciones laborales o contractuales que se llevan al interior de la empresa y que hacen parte integral de la información que se guarda por la misma.
Igualmente, como ya se indicó por esta Superintendencia: ̈(…)
A ese propósito, este Despacho mediante Oficio 220-268967 del 30 de noviembre de 2017, tuvo la oportunidad de fijar algunos alcances sobre el tema de los libros y papeles del comerciante, así:
(…)
“Por su parte, el Consejo de Estado en Sección Cuarta Sentencia de octubre de 1998, Exp. 9069 M.P. Daniel Manrique Guzmán, precisó:
“Aunque el articulo 49 (C. Co.) establece que, para todos los efectos legales, se entiende por libros de comercio los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el entendimiento de aquellos, es claro que el texto se está refiriendo a la especie de libros de comercio llamados de contabilidad (…).
“En efecto, dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son libros de comercio, que no de contabilidad, el de actas de asamblea o junta de socios (C. Co. 189, 195 y 431) el de registro de acciones (C.Co. arts 195, y 406, el libro de registro de socios en la limitada (C. Co., art. 361) el libro de navegación o bitácora; el libro de campana u órdenes a las máquinas (C.Co. art. 1501 nume.17) etc.,”
(…)
3 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-021946 (21 de marzo de 2019). Asunto: Conservación y destrucción de libros de contabilidad. {En Línea}. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220- 021946_DE_2019.pdf. (23/12/2019).
4 Superintendencia de Sociedades. Oficio No. 220-168586 (2 de noviembre de 2018). Asunto: Libros y papeles del comerciante. {En Línea}. Disponible en: https://www.supersociedades.gov.co/nuestra_entidad/normatividad/normatividad_conceptos_juridicos/OFICIO_220- 168586_DE_2018.pdf. (23/12/2019).
“Así mismo, también el Consejo de Estado, en la Sección Cuarta, Sentencia de marzo 19/99, Rad 9141 M.P. Daniel Manrique Guzmán), indicó: “El concepto de libro de comercio en general y de libro de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende tanto el concepto tradicional de haz de hojas como también los citados cintas magnetofónicas, video tapes, microfilmación, disquet y demás documentos que, ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto a servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (C. Co. art. 2035). Este concepto amplio de libros ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad.(…) ̈.5
Razón por la cual será de observancia por parte del administrador el análisis de los libros que hacen parte de la actividad o negocio de la sociedad, con el fin de dar la calidad correspondiente a los libros denominados como ̈de personal ̈.
De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental los conceptos reiterados en cada ítem particular, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la normatividad, los conceptos que la misma emite sobre las materias de su competencia y la Circular Básica Jurídica, entre otros.
5 Ibídem.