SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES

OFICIO 220-049838 DEL 23 DE ABRIL DE 2021

ASUNTO: CONCEPTO DE ADMINISTRADOR – CAPITULO X – CIRCULAR BÁSICA JURÍDICA

Me refiero a sus escritos radicados en esta Entidad con los números de la referencia, los cuales contienen la siguiente petición:
“Quisiera elevar una consulta importante, esperando obtener una respuesta oportuna de parte de ustedes, pues está relacionada con el nombramiento del Oficial de Cumplimiento.
La norma es muy clara en establecer que este OC no debe pertenecer a la administración, o a los órganos sociales, ni de auditoría o control interno o externo, o a la revisoría fiscal.
No obstante en lo referente con los órganos de administración, agradezco mucho si me pueden dar claridad sobre si para ello debo basarme en los estatutos de la empresa (conforme con lo establecido en la LEY 222 DE 1995 del código de comercio) o si de manera definitiva para ustedes son aquellos con cargos gerenciales o directivos (es decir aparte del representante legal y la gerencia),como lo son el gerente/ jefe financiero, o el director/ jefe legal, director / jefe de recursos humanos, y así sucesivamente.”
Previamente a atender su inquietud debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en los artículos 14 y 28 de la Ley 1755 de 2015, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, y sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la Entidad, como tampoco pueden condicionar el ejercicio de sus competencias administrativas o jurisdiccionales en un caso concreto.
Con el alcance indicado, éste Despacho se permite responder su inquietud en los siguientes términos:
Sobre el aspecto puntual del Oficial de Cumplimiento, se observa que el mismo es una persona natural vinculada a través de contrato laboral o mediante contrato de prestación de servicios con la compañía obligada, la cual también podrá estar asociada a una persona jurídica que ofrezca este tipo de servicios. A su vez, estará encargada de promover, desarrollar y velar por el cumplimiento de los procedimientos específicos de prevención, actualización y mitigación del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.

De esta manera, el numeral 5.1.4.3.1 del anexo 1 de la Circular Externa 100-000016 de 2020, modificado por la Circular Externa No. 100-000004 de 2021, establece los requisitos mínimos para ser designado como oficial de cumplimiento, en los siguientes términos:
“5.1.4.3.1. Requisitos mínimos para ser designado como Oficial de Cumplimiento
La persona natural designada como Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
a. Gozar de la capacidad de tomar decisiones para gestionar el Riesgo LA/FT/FPADM y tener comunicación directa con, y depender directamente de, la junta directiva o el máximo órgano social en caso de que no exista junta directiva.
b. Contar con conocimientos suficientes en materia de administración de riesgos y entender el giro ordinario de las actividades de la Empresa, de conformidad con lo establecido en el numeral 5.1.2. del presente Capítulo X.
c. Contar con el apoyo de un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el Riesgo LA/FT/FPADM y el tamaño de la Empresa Obligada.
d. No pertenecer a la administración o a los órganos sociales, a la revisoría fiscal (fungir como revisor fiscal o estar vinculado a la empresa de revisoría fiscal que ejerce esta función, si es el caso), o fungir como auditor interno, o quien ejecute funciones similares o haga sus veces en la Empresa Obligada. No debe entenderse que dicha prohibición se extiende respecto de quienes apoyen las labores de los
órganos de auditoria o control interno.
e. No fungir como Oficial de Cumplimiento en más de diez (10) Empresas Obligadas.
Para fungir como Oficial de Cumplimiento de más de una Empresa Obligada, (i) el Oficial de Cumplimiento deberá certificar; y (ii) el órgano que designe al Oficial de Cumplimiento deberá verificar, que el Oficial de Cumplimiento no actúa como tal en Empresas que compiten entre sí.
f. Cuando el Oficial de Cumplimiento no se encuentre vinculado laboralmente a la Empresa Obligada, esta persona natural y la persona jurídica a la que esté vinculado, si es el caso, deberán demostrar que en sus actividades profesionales cumplen con las medidas mínimas establecidas en la sección 5.3.1. (Debida
Diligencia) de este Capítulo X.
g. Cuando exista un grupo empresarial o una situación de control declarada, el Oficial de Cumplimiento de la matriz o controlante podrá ser la misma persona para todas las Empresas que conforman el grupo o conglomerado, independientemente del número de Empresas que lo conformen.
h. Estar domiciliado en Colombia.” (Subrayado fuera del texto).

Conforme a lo expuesto, la persona que sea designada como Oficial Cumplimiento debe cumplir con unos requisitos mínimos, dentro de los cuales se encuentra no pertenecer a la administración de la sociedad.
Para dar respuesta a su consulta, este Despacho se permite señalar que de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 son administradores, el representante legal, el liquidador, el factor, los miembros de juntas o consejos directivos y quienes de acuerdo con los estatutos ejerzan o detenten esas funciones.
En los anteriores términos su solicitud ha sido atendida en el plazo y con los efectos descritos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, no sin antes señalar que puede consultarse en la Página Web de la Entidad, la normatividad, los conceptos jurídicos alusivos con el tema u otro de su interés.

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