Concepto 2016010799-003 del 16 de marzo de 2016. Superfinanciera
Síntesis: Un análisis del alcance de las funciones asignadas al oficial de cumplimiento y de las calidades institucionales que le son exigidas, permite inferir que a ese funcionario (empleado de mínimo segundo nivel jerárquico, con capacidad decisoria) se le puedan asignar labores adicionales dentro de la organización, siempre y cuando la ejecución de esa nueva gestión no interfiera con las funciones a su cargo ni quebrante la exigencia dirigida a restringir su participación o pertenencia en órganos de control y en áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal, señalada en el numeral 4.2.4.3.1.5 antes transcrito, situaciones que afectarían su desempeño como oficial de cumplimiento.
«(…) correo electrónico mediante el cual consulta si es posible “que el oficial de cumplimiento de una compañía de financiamiento pueda ser nombrado igualmente como representante legal para asuntos judiciales”.
En atención al objeto de su consulta, se precisa mencionar, en primer lugar, que el oficial de cumplimiento es el funcionario responsable de verificar el adecuado cumplimiento las medidas de control y los procedimientos adoptados por las entidades vigiladas con el fin de prevenir que sean utilizadas para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos hacia la realización de actos terroristas (Decreto 663 de 1993 -Estatuto Orgánico del Sistema Financiero-, artículo 102 numerales 1 y 3).
En desarrollo de esta preceptiva la Superintendencia Financiera impartió a sus vigiladas instrucciones relativas la administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo (Circular Externa 029 de 2014 -Circular Básica Jurídica- Parte I, Título IV, Capítulo IV), identificando las calidades que debe reunir el empleado designado y las funciones que debe asumir, en los siguientes términos:
4.2.4.3.1. Requisitos:
4.2.4.3.1.1. Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad.
4.2.4.3.1.2. Tener capacidad decisoria.
4.2.4.3.1.3. Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.
4.2.4.3.1.4. Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico, de acuerdo con el riesgo de LA/FT y el tamaño de la entidad.
4.2.4.3.1.5. No pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal.
4.2.4.3.1.6. Ser empleado de la entidad, salvo el de los grupos financieros, en cuyo caso puede ser empleado de la matriz. En este evento debe ser designado además por las juntas directivas de las entidades del grupo en las cuales se va desempeñar en tal calidad.
4.2.4.3.1.7. Estar posesionado ante la SFC.
(…)
4.2.4.3.2. Funciones:
4.2.4.3.2.1. Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT.
4.2.4.3.2.2. Presentar, cuando menos en forma trimestral, informes presenciales y escritos a la junta directiva u órgano que haga sus veces, en los cuales debe referirse como mínimo a los siguientes aspectos:
4.2.4.3.2.2.1. Los resultados de la gestión desarrollada.
4.2.4.3.2.2.2. El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades.
4.2.4.3.2.2.3. La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados.
4.2.4.3.2.2.4. La efectividad de los mecanismos e instrumentos establecidos en el presente Capítulo, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAFT.
4.2.4.3.2.2.5. Los resultados de los correctivos ordenados por la junta directiva u órgano que haga sus veces.
4.2.4.3.2.2.6. Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la UIAF.
4.2.4.3.2.3. Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.
4.2.4.3.2.4. Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.
4.2.4.3.2.5. Proponer a la administración la actualización del manual de procedimientos y velar por su divulgación a los funcionarios.
4.2.4.3.2.6. Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.
4.2.4.3.2.7. Evaluar los informes presentados por la auditoría interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas.
4.2.4.3.2.8. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.
4.2.4.3.2.9. Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad (Resaltado fuera del texto).
Un análisis del alcance de las funciones asignadas al oficial de cumplimiento y de las calidades institucionales que le son exigidas, permite inferir que a ese funcionario (empleado de mínimo segundo nivel jerárquico, con capacidad decisoria) se le puedan asignar labores adicionales dentro de la organización, siempre y cuando la ejecución de esa nueva gestión no interfiera con las funciones a su cargo ni quebrante la exigencia dirigida a restringir su participación o pertenencia en órganos de control y en áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal, señalada en el numeral 4.2.4.3.1.5 antes transcrito, situaciones que afectarían su desempeño como oficial de cumplimiento.
En este orden de ideas, la designación del oficial de cumplimiento “como representante legal para asuntos judiciales”[1] debe examinarse por la respectiva entidad vigilada con el fin de garantizar que la asignación de facultades en ese tipo de representación no compromete su rol dentro de la organización ni afectan el ejercicio de las funciones y calidades del oficial de cumplimiento expuestas.
(…).»
[1] De acuerdo con la Circular Básica Jurídica “…los representantes designados exclusivamente para adelantar funciones judiciales, es decir, para actuar ante las autoridades jurisdiccionales, no requieren de posesión ante esta Entidad” (Parte I, Titulo IV, Capitulo II, numeral 1.1.9.).