OFICIO 220-087360 DEL 14DE JUNIO DE 2018

Ref.: Almacenamiento de la información de una persona que inicia proceso de liquidación voluntaria.

Me remito a su comunicación radicada de manera preliminar ante la Superintendencia Financiera con el número No. 2018056782-001-000 el 30 de abril de 2018, entidad que por competencia decidió remitirla a la Superintendencia de Sociedades, el 3 de mayo de 2018, bajo el radicado No. 2018-01-222021, solicitando concepto sobre quién tiene el deber de custodia de la información, el tiempo en que ésta se debe guardar o si se debe transmitir al liquidador de la empresa cliente, que adquirió los servicios de guarda y custodia de la información.
Al respecto, es preciso advertir como lo hace el consultante, que al tenor de lo dispuesto en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1023 del 2013, esta oficina absuelve las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como por los usuarios y particulares sobre las materias de su competencia, y en esa medida emite un concepto u opinión de carácter general y abstracto en los términos del artículo 28 de la Ley 1755 de 2015.
De conformidad con lo descrito, se hacen las siguientes precisiones normativas:
El Decreto 2649 de 1993, sobre la liquidación de sociedades estableció lo siguiente:
¨Artículo 134. Conservación y destrucción de los libros. Los entes económicos deben conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse después de veinte (20) años contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier medio técnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) años. El liquidador de las sociedades comerciales debe conservar los libros y papeles por el término de cinco (5) años, contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.
Tratándose de comerciantes, para diligenciar el acta de destrucción de los libros y papeles de que trata el artículo 60 del Código de Comercio, debe acreditarse ante la Cámara de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la .¨. reproducción de las copias de los libros y papeles destruidos
Igualmente, la Ley 962 de 2005 definió al respecto de la racionalización de los libros y los papeles del comerciante:
¨Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta.
Igual término aplicará en relación con las personas, no comerciantes, que legalmente se encuentren obligadas a conservar esta información.
Lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.¨.
Teniendo en cuenta lo descrito, los comerciantes deben cumplir con la guarda de su información con los requerimientos propios de la ley correspondiente, incluyendo la información electrónica en los términos de la Ley 527 de 1999, por 10 años contados a partir de la fecha del último asiento.
No obstante lo anterior, dado que una sociedad liquidada pierde su personería jurídica, por lo cual no puede ser sujeto de derechos y obligaciones, debe inferirse que, en tal caso, la obligación sobre la conservación se traslada al liquidador, tal como se observa en la disposición del artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, aún vigente.
Así las cosas, la información y/o documentación que se tenga conservada por virtud del contrato de prestación de servicios pertinente, debe cumplir con los parámetros acordados dentro del contrato en cuanto a su entrega y/o devolución al liquidador, toda vez que como bien se establece en el artículo 222 del Código de Comercio, disuelta la sociedad se debe proceder de manera inmediata a su liquidación y en consecuencia, no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto social y conservará su capacidad jurídica únicamente para los actos necesarios a su inmediata liquidación.
Reiterados conceptos emitidos por esta Oficina, han descrito frente a la responsabilidad sobre la conservación de la información:
¨(…)
En el mismo sentido, mediante 220-083021 del 01 de Julio de 2013, este Despacho expresó:
“…con ocasión de la expedición y entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005, específicamente su artículo 28, cesó la obligación legal contenida en el artículo 60 del Código de Comercio que imponía la necesidad de conservar permanentemente la documentación social, aun cuando con la posibilidad de que después de los diez años, se acudiera a un medio técnico adecuado que
garantizara su reproducción exacta en relación con el cual se cumplieran los demás requisitos que contemplaba la norma…”
“(…)
Por otra parte, no sobra hacer mención acerca de la posibilidad que la actual normatividad, específicamente el Decreto 805 del 24 de abril de 2013 (que modifica el artículo 56 del Código de Comercio) brinda al comerciante de llevar los libros de comercio en forma electrónica, incluso, prevé la posibilidad de que las cámaras de comercio presten el servicio de archivo y custodia de los libros de comercio que se lleven en dicho medio.
Conforme a lo expuesto, es claro que la derogatoria del artículo 134 del Decreto 2646 de 1993, fue parcial, en la medida en que el mismo artículo 28 del Decreto 962 de 2005 tantas veces invocado, dispuso que “ lo anterior sin perjuicio de los términos menores consagrados en normas especiales.” , presupuesto que coincide con el término que el mencionado artículo 134 señaló cuando dispuso que los liquidadores debían conservar los libros y papeles por un tiempo de cinco años a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación, y a su turno con el principio contenido en el artículo 256 del Código de Comercio, según el cual las acciones entre los asociados entre sí, por razón de la sociedad y las de los liquidadores contra los asociados, prescribirán en cinco años a partir de la fecha de disolución de la sociedad. Y a su vez que “Las acciones de los asociados y de terceros contra los liquidadores prescribirán en cinco años a partir de la fecha de la aprobación de la cuenta final de liquidación”, tal como se expresa en el punto 10 de la Circular Externa 115-00006 del 23 de diciembre de 2010, la que se encuentra vigente.(…)¨
De conformidad con lo expuesto, se responde de manera cabal la consulta, teniendo como base fundamental la normativa relacionada, no sin antes reiterar que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 la Ley 1755 de 2015 y que en la Página WEB de ésta entidad puede consultar directamente la doctrina que se emite por parte de la entidad como jurisprudencia relevante y los conceptos sobre las materias de su competencia, la normativa, la Circular Básica Jurídica, entre otros.

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